Версия для печати
2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела делопроизводства и кадровой работы  являются:
2.1. Осуществление кадровой политики в Министерстве;
2.2. Организация и ведение делопроизводства в Министерстве;
2.3. Организация и ведение архивного дела в Министерстве;
2.4. Хозяйственное обеспечение деятельности Министерства;
2.5. Участие в реализации государственных программ Удмуртской Республики по информатизации;
2.6. Обеспечение технической защиты информации, обрабатываемой в электронном виде внутри Министерства;
2.7. Осуществление технической поддержки государственной информационной системы «Системы электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (далее – СЭД);
2.8. Осуществление технической поддержки программного комплекса по учёту и распоряжению государственным имуществом «Барс»;
2.9. Обеспечение надежной работы локальной вычислительной сети в пределах Министерства;
2.10. Обеспечение бесперебойной работы и эффективного использования, эксплуатации и развития вычислительной техники Министерства;
2.11. Обеспечение эффективной работы официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Функции отдела

3.1. Изучение законодательства Российской Федерации и законодательства Удмуртской Республики, регулирующего вопросы государственной гражданской службы, кадровой политики, организации и ведения делопроизводства и архивного дела.
3.2. Осуществление кадровой политики в Министерстве:
разработка, ведение штатного расписания, внесение изменений в штатное расписание Министерства;
подготовка проектов приказов Министерства: по кадровым вопросам;  по вопросам организации деятельности Министерства; по вопросам предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, направления сотрудников в служебные командировки. Осуществление регистрации приказов Министерства, в том числе в электронном виде;
подготовка проектов приказов Министерства, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу Удмуртской Республики, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность государственной  гражданской сл��жбы Удмуртской Республики, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы Удмуртской Республики, увольнением государственного гражданского служащего Удмуртской Республики с государственной гражданской службы Удмуртской Республики и выходом его на пенсию за выслугу лет;
организация профессиональной переподготовки и повышения квалификации государственных гражданских служащих Удмуртской Республики, замещающих должности государственной гражданской службы Удмуртской Республики в  Министерстве (далее – гражданские служащие);
организация и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих, и оформление их результатов;
организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов  гражданских служащих, и  оформление их результатов;
организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Удмуртской Республики и оформление их результатов;
организация и обеспечение деятельности комиссии Министерства для проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Удмуртской Республики;
осуществление подготовки наградных документов, проведение согласования с заинтересованными  органами и лицами для последующего представления к награждению гражданских служащих;
подготовка проектов актов Министерства о награждении Почетной грамотой Министерства и об объявлении благодарности министра имущественных отношений Удмуртской Республики, учет лиц, награжденных Почетной грамотой Министерства и лиц, которым объявлена благодарность министра имущественных отношений Удмуртской Республики;
организация формирования кадрового резерва Министерства, работа с кадровым резервом Министерства и его эффективное использование;
оформление пенсионных дел на гражданских служащих, выходящих на государственную пенсию за выслугу лет;
организация работы комиссии Министерства по пересмотру стажа государственной гражданской службы Удмуртской Республики для установления социальных льгот служащих;
организация работы комиссии Министерства по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим Удмуртской Республики единовременной субсидии на приобретение жилого помещения и улучшения жилищных условий;
организация и обеспечение деятельности комиссии Министерства по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию конфликта интересов;
организация и обеспечение деятельности комиссии Министерства по поступлению и выбытию активов;
организация и обеспечение деятельности комиссия Министерства по индивидуальным служебным спорам;
осуществление изготовления и оформления дубликатов документов, находящихся в Министерстве, по запросу физических и юридических лиц;
координация взаимоотношений по обязательному медицинскому страхованию сотрудников Министерства;
хранение, оформление и выдача в установленном порядке служебных удостоверений Министерства гражданским служащим;
ведение реестра гражданских служащих;
ведение личных дел, личных карточек формы Т2-ГС гражданских служащих;
ведение трудовых книжек гражданских служащих;
организация работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений в Министерстве;
принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на государственной гражданской службе;
проведение служебных проверок;
формирование ежегодного графика отпусков гражданских служащих и представление его на утверждение министру имущественных отношений Удмуртской Республики;
ведение табеля учета использования рабочего времени;
заверение копий документов Министерства;
выдача справок о стаже работы гражданских служащих;
оформление листов нетрудоспособности гражданских служащих в пределах компетенции отдела;
подготовка и направление отчетов в органы статистики, Администрацию Главы и Правительства Удмуртской Республики.
3.3. Организация и ведение делопроизводства в Министерстве:
прием, обработка, предварительное рассмотрение и регистрация в СЭД входящих документов;
регистрация, сканирование исходящих документов в СЭД и их отправка адресатам;
осуществление приема и оправки корреспонденции Министерства, направляемой посредством электронной почты;
ведение отчетности, справочно-информационной работы о наличии, движении и ценност�� документов;
контроль и регулирование прохождения, исполнения, учета и текущего хранения документов в структурных подразделениях Министерства;
организация  своевременного и качественного рассмотрения гражданскими служащими  запросов и обращений граждан, общественных объединений, организаций, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
организация и контроль исполнения гражданскими служащими распоряжений, приказов, принятых руководством Министерства;
организация и контроль исполнения гражданскими служащими законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Удмуртской Республики, распоряжений, указаний и поручений Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики;
ведение журналов регистрации распоряжений и приказов Министерства.
3.4. Организация и ведение архивного дела в Министерстве:
организация проведения заседаний постоянно действующей экспертной комиссии Министерства для организации и проведения работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на хранение документов;
организация и контроль текущего хранения документов в структурных подразделениях Министерства;
обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов Министерства;
осуществление справочно-информационной работы о наличии, движении и ценности документов Министерства;
согласование с государственным казенным учреждением «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» номенклатуры дел Министерства, инструкции по делопроизводству в  Министерстве и других документальных материалов Министерства, прошедших  экспертизу ценности документов в постоянно действующей экспертной комиссии Министерства;
принятие на обработку и хранение документов Министерства в установленном порядке;
подготовка и выдача справок, ксерокопий, выписок из архивных документов по разрешению руководства Министерства;
координация и контроль деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам соблюдения установленного порядка использования и хранения документов, обеспечения их сохр��нности и конфиденциальности информации.
3.5. Хозяйственное обеспечение деятельности Министерства:
осуществление своевременного и качественного обеспечения сотрудников Министерства материальными ценностями (мебелью, бытовой техникой, канцелярскими принадлежностями, хозяйственным инвентарем, хозяйственными средствами, средствами связи и приборами освещения);
организация перевозки материальных ценностей;
обеспечение сохранности и учет материальных ценностей;
осуществление контроля за работоспособностью телефонных и факсимильных аппаратов, используемых в Министерстве;
организация своевременного ремонта мебели, телефонных аппаратов  и бытовой техники;
организация проведения ремонта помещений Министерства;
осуществление контроля за использованием и обеспечением сохранности сотрудниками Министерства имеющихся в их пользовании материальных ценностей;
ведение учета, составление и представление в установленном порядке товарно-денежных отчетов о движении и остатках имущества;
участие в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния имущества Министерства;
участие в составлении плана-графика закупок для нужд Министерства;
3.6. Информационное обеспечение деятельности Министерства:
осуществление технической поддержки программного комплекса по учету и распоряжению государственным имуществом;
оосуществление технической поддержки СЭД;
обеспечение технической защиты информации, обрабатываемой в электронном виде внутри Министерства;
обеспечение работоспособности ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц Министерства, а также осуществление отзыва сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных лиц Министерства;
участие в межведомственном электронном взаимодействии при предоставлении Министерством государственных услуг;
размещение и корректировка информации о предоставляемых Министерством государственных услугах в государственной информационной системе Удмуртской Республики «Реестр государственных и муниципальных услуг (функций)»;
предоставление выписок по запросам гражданских служащих из Единого государственного реестра юридических лиц (Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей);
заключение (продление) договора с удостоверяющими центрами, операторами сотовой связи, филиалом в Удмуртской Республике открытого акционерного общества «Ростелеком», компанией «Мифорс» (хостинг официального сайта Минимущества Удмуртии);
предоставление информации при формировании бюджетной заявки на очередной финансовый год по приобретению средств вычислительной техники и оргтехники, а также программного обеспечения;
обеспечение сохранности накапливаемой и обрабатываемой информации, в том числе и средствами антивирусного программного обеспечения;
размещение информации, предоставляемой структурными подразделениями Министерства, на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
обеспечение эффективной работы интернет-канала, включая фильтрацию нежелательного и запрещенного трафика;
обеспечение работоспособности серверных станций;
осуществление видео и аудио записей, проводимых в Министерстве аукционов;
сопровождение и обеспечение связи с ПАО «Сбербанк России» (сопровождение пользователей);
обеспечение электронного взаимодействия с Министерством финансов Удмуртской Республики (сопровождение и настройка программного обеспечения, изготовление ЭЦП и согласование необходимых для этого договоров);
сопровождение программного обеспечения для связи с Управлением Федерального казначейства по Удмуртской Республике;
осуществление выгрузки информации с АРМ Системы удаленного финансового документооборота;
предоставление гражданам доступа к федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (создавать (заменять) и выдавать ключ простой электронной подписи);
осуществление настройки на планшетных компьютерах сотрудников Министерства клиентского приложения СЭД для планшетных компьютеров iDecide Documents for iPad;
осуществление прав «Администратора» в Программном комплексе  «Автоматизированная система формирования механизмов эффективного бюджетного планирования и управления государственными услугами на территории Удмуртской Республики и совершенствования качества финансового менеджмента субъектов бюджетного планирования»;
приобретение расходных материалов для обеспечения бесперебойной работы средств вычислительной техники и оргтехники в Министерстве;
консультирование по вопросам информатизации в Министерстве;
участие в реализации государственных программ Удмуртской Республики в сфере информатизации;
обеспечение работоспособности и эффективного функционирования локальной вычислительной сети (далее по тексту – ЛВС), программного обеспечения и средств вычислительной техники (далее по тексту – СВТ)  Министерства:
обеспечение эффективного использования СВТ Министерства;
контроль за использованием сотрудниками Министерства СВТ и оргтехники, закреплённых за ними;
обеспечение эксплуатации и технического обслуживания СВТ и оргтехники;
контроль конфигураций СВТ Министерства;
периодическое снятие статистики с СВТ и ЛВС с целью выявления сбоев в сети  и принятия мер к их исключению;
контроль производительности ЛВС;
ведение учета СВТ;
обеспечение эффективной работы пользователей в ЛВС, обеспечение безопасности информации в ЛВС Министерства.
3.8. Организация проведения инструктажей по технике безопасности сотрудников Министерства.
3.9. Организация и контроль соблюдения сотрудниками Министерства правил противопожарной безопасности.
3.10. Планирование деятельности отдела.



©2009 Министерство имущественных отношений
Удмуртской Республики